Mitarbeiter/in Sekretariat und Projektadministration im International Office (m/w (Sekretär/in)

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer.
Im International Office besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle:

Mitarbeiter/in Sekretariat und Projektadministration im International Office (m/w/d) | Universität Rostock | 3303

Startdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Arbeitszeit: Teilzeit mit 20 Stunden
Entgelt: Entgeltgruppe 6 TV-L
Standort: Innenstadt
Ausschreibungsnummer: N 82/2026
Befristung: befristet bis 31.12.2029
Bewerbungsfrist: 15.09.2026

DAS SIND IHRE AUFGABEN:

• Wahrnehmen allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben einschließlich Schriftverkehr in deutscher und englischer Sprache, Terminorganisation sowie Akten- und Datenverwaltung
• administrative Betreuung von Haushalts- und Drittmittelprojekten einschließlich Mittelbewirtschaftung, Budgetkontrolle, Rechnungsbearbeitung, Nachweisführung und Erstellung von Finanzübersichten
• Bearbeiten des Beschaffungs- und Rechnungswesens sowie Organisation und Verwaltung von Dienstreisen und IT-Ausstattung
• administrative Betreuung von studentischen Hilfskräften, Gastdozierenden und Lehrbeauftragten einschließlich Vertrags- und Abrechnungsangelegenheiten
• Unterstützung bei Stipendienangelegenheiten sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und internationalen Projekten

DAMIT PASSEN SIE ZU UNS:

• abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise mit Bezug zum Finanz- und Rechnungswesen, oder gleichwertige Fähigkeiten und einschlägige Berufserfahrung
• fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Finanz- und Rechnungswesen; Erfahrungen in der Projekt- oder Veranstaltungsadministration sind von Vorteil
• sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sowie mit Datenbanken und gängigen PC-Anwendungen
• ausgeprägte Zahlenaffinität, sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine präzise, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• selbstständige Arbeitsweise, hohe Lernbereitschaft und Kommunikations- sowie Teamfähigkeit
• Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld

WIR ALS ARBEITGEBER:

Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir.

WIR BIETEN IHNEN:

- Flexible Arbeitszeit
- 30 Tage Jahresurlaub
- Jahressonderzahlung/ Betriebliche Altersvorsorge
- Familienbüro
- Gesundheitsmanagement & Hochschulsport
- Welcome Center
- Weiterbildungsmöglichkeiten (IT, Sprachen, berufliche Weiterbildung)
- Fahrradleasing
- Mensa - Mitarbeitendentarif
- 24.12. & 31.12. arbeitsfrei

WEITERE HINWEISE:

Die tarifliche Erfahrungsstufe legen wir unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell fest.
Sofern Sie bereits an der Universität teilzeitbeschäftigt sind, prüfen wir individuell, ob durch Ihre Bewerbung eine Arbeitszeiterhöhung möglich ist.
Die Befristung des Arbeitsverhältnisses richtet sich nach § 14 Teilzeit- und Befristungsgesetz.
Bitte beachten Sie, dass bei Einstellung ein (erweitertes) Führungszeugnis vorzulegen ist.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 15.09.2026. Wir können nur Bewerbungen berücksichtigen, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns bitte Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren.
Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.
Bewerbungs- und Fahrkosten können wir leider nicht übernehmen.

Werden Sie Teil des Teams
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG:
Personalservice:
Georgios Agrofilax

Tel.-Nr.: 0381/498-1282

E-Mail: [email protected]
Fachbereich:
Friederike Feldmann

Tel.-Nr.: 0381/498-1213

E-Mail: [email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Auskünfte erteilen, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Sachbearbeitung, Ablage, Registratur, Postbearbeitung, Terminplanung, -überwachung, Datenverwaltung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Buchführung, Buchhaltung