Veranstaltungsmanagerin bzw. Veranstaltungsmanager (w/m/d) (Veranstaltungskaufmann/-frau)

An der Julius-Maximilians-Universität Würzburg ist baldmöglichst eine Stelle als

Veranstaltungsmanagerin bzw. Veranstaltungsmanager [w/m/d]

in Teilzeit oder auch Vollzeit zunächst befristet bis 30.09.2027 zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach TV-L.

Im Jahr 2027 wird die Julius-Maximilians-Universität Würzburg ihr 625-jähriges Jubiläum feiern und im Juni Gastgeberin der Coimbra Group Jahreskonferenz und Generalversammlung sein. Diese mehrtätige internationale Veranstaltung gilt als einer der Höhepunkte des Jahres im europäischen Hochschulkontext.

Ihre Aufgaben:

Sie arbeiten eng mit dem Projektteam zusammen und übernehmen eigenständig organisatorische, koordinierende sowie kommunikative Aufgaben im Rahmen der Coimbra Jahreskonferenz:

- Projektkoordination und -unterstützung
- Pflege und Betreuung des gemeinsamen Funktionsaccounts
- Planung und Betreuung einzelner Programmpunkte
- Projektdokumentation und Erstellung von Berichten
- Monitoring des Veranstaltungsbudgets inkl. Teilabrechnungen
- Kommunikation und Netzwerkpflege
- Kommunikation mit Projektbeteiligten sowie weitere interne und externe Kommunikation
- Pflege und Nutzung des Universitäts-CRM-Systems und des damit zusammenhängenden Veranstaltungstools
- Relationship-Management mit Institutionen, VIP-Alumni und Partnern
- Veranstaltungsmanagement
- Planung, Organisation und Durchführung von einzelnen Veranstaltungselementen (z.B. Raumplanung, Einladungsschreiben, Angebotseinholung)
- Vorbereitung und Koordination interner und externer Dienstleister (Catering, Transport, Technik, etc.)
- Veranstaltungsdurchführung
- Beaufsichtigung von Hilfskräften
- Koordination und Mithilfe bei den Vorbereitungen (z.B. Dekoration, Technik, Verpflegung der Beteiligten, Bestuhlung, Bühnenaufbau usw.)
- Unterstützung der Beteiligten und organisatorische Vernetzung (z.B. Kunstschaffende und Technik)

Ihr Profil:

- Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor Veranstaltungsmanagement oder vergleichbar) oder einschlägige Berufserfahrung
- Erfahrung im Projekt- und/oder Veranstaltungsmanagement
- Organisationsstärke, selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen sind ein Plus
- Serviceorientierung und interkulturelle Kommunikationsfähigkeit
- Sicherer Umgang mit Word und Excel sowie
- Erste Erfahrungen mit digitalen Tools (DMS, CRM und CMS)
- Erfahrung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation von Vorteil
- Flexibilität und Bereitschaft zu planbaren Einsätzen außerhalb üblicher Arbeitszeiten

Wir bieten:

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem bedeutenden Jubiläumsprojekt
- Einblick in universitäre, kulturelle und internationale Zusammenhänge
- Einblicke in ein internationales Hochschulnetzwerk
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld
- Leistungen und Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) sowie eine betriebliche

Altersvorsorge

- Flexible Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Vergünstigungen bei ausgewählten Kooperationspartnern im Einzelhandel

Die JMU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Schwerbehinderte Menschen werden bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben und kurzer Werdegang) richten Sie bitte bevorzugt per E-Mail (in einem PDF) und unter dem Betreff Veranstaltungsmanagement Coimbra Jahreskonferenz spätestens 15.09.2026 zu richten an

Martin Kufferath-Sieberin

Referat 1.1: Übergreifender lnternationalisierungsservice

und Netzwerke (lnterNational Networking)

der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

[email protected] (https://mailto:[email protected])

Ergänzende Informationen:
Nur schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Personen