Project Assistant (m/w/d) (Vertriebsassistent/in)

Ihre Vorteile:

- Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche­
- Arbeiten in einem internationalen Umfeld
- Ein hoch motiviertes Team und ein offener Kommunikationsstil
- Attraktive Vergütung

Ihre Aufgaben:

- Pflege, Aktualisierung und Prüfung des Master Document Registers (MDR)
- Verwaltung von Redline-/Mark-up-Register und Technical-Query-(TQ)-Protokollen mit Revisionskontrolle
- Aufbau, Pflege und Prüfung von relationalen Tag-to-Document-Datenbanken (z. B. Equipment-Tags, P&IDs, Datenblätter)
- Nachverfolgung von Lieferantendokumenten anhand von Projekt-Basisterminen
- Durchführung wöchentlicher Abgleiche zur Erkennung von Engpässen und Statusabweichungen
- Erstellen von wöchentlichen KPI-Reports mit fortgeschrittenen Excel-Funktionen (XVERWEIS, Pivot-Tabellen, Power Query)
- Verwaltung von Bibliotheken, Zugriffsrechten und Workflow-Listen in projektbezogenen SharePoint-Umgebungen
- Teilnahme an Meetings (Engineering, Lieferant, Projektfortschritt) zur Erstellung und Verteilung von Protokollen (MoM) sowie Maßnahmenverfolgung
- Unterstützung bei technischer Dateneingabe, Dokumentenprüfung und allgemeinen projektbezogenen Tätigkeiten

Ihre Qualifikationen:

- Fundierte Erfahrung in technischer Sachbearbeitung, Dokumentenmanagement oder Projektassistenz
- Sichere Kenntnisse in MS Excel (z. B. XVERWEIS, Power Query, Pivot-Tabellen)
- Erfahrung im Umgang mit SharePoint-Bibliotheken, Metadaten-Tags und elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS)
- Präzision beim Umgang mit großen technischen Datensätzen und Querverweisen
- Fließende Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse (mindestens B2)
- Sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise

Über Hays:

Im Bereich Construction & Property vermitteln wir Fach- und Führungskräfte in der Bau- und Immobilienbranche. Wir unterstützen Sie und unsere Kundenunternehmen in allen Bereichen des Hoch- & Tiefbaus sowie im Facility Management, im Großanlagenbau, in der TGA oder im Real Estate Management. Als überregionales, weltweit agierendes Personaldienstleistungsunternehmen können wir Ihnen sowohl Positionen und Projekte in Ihrer Nähe als auch bundes- und weltweit anbieten - und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten.