Mitarbeiter Verwaltung & Organisation (m/w/d) - Vollzeit (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Für unsere Verwaltung im Backhaus Häussler suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und gut organisierte Persönlichkeit, die gerne eigenständig arbeitet und auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick behält.

Die Position ist vielseitig und verbindet klassische Verwaltung, Organisation, Vertragsmanagement, Fuhrpark, Auswertungen und Projektkoordination.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung und verschiedenen internen Fachbereichen zusammen.

Deine Aufgaben

Verwaltung & Organisation

* Verwaltung und Bearbeitung von Zugängen und Berechtigungen
* Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten
* Terminmanagement für die Geschäftsleitung sowie Koordination interner Abläufe

Kassen- & Abrechnungswesen

* Verwaltung und Bearbeitung im Bereich KassenMaster
* Bearbeitung und Klärung von Reklamationen
* Erstellung und Aufbereitung von ERFA- sowie weiteren internen Auswertungen

Vertragsmanagement

* Verwaltung und Pflege von Verträgen
* Überwachung von Vertragslaufzeiten, Fristen und Wiedervorlagen
* Koordination und Bearbeitung Vertragsbezogener Vorgänge

Projekt- & Aufgabenüberwachung

* Nachverfolgung laufender Projekte und Aufgaben
* Koordination beteiligter Ansprechpartner
* Überwachung von Terminen, Fristen und offenen Punkten

Sitzungen & Besprechungen

* Vorbereitung und Mitwirkung bei Führungskräfte- und internen Besprechungen
* Zusammenstellung relevanter Sitzungsunterlagen, Informationen und Auswertungen
* Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben

Das bringst du mit

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
* Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise mit gutem kaufmännischem Verständnis
* Organisationstalent, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten

Für uns ist nicht entscheidend, dass du bereits jeden einzelnen Aufgabenbereich beherrschst. Viel wichtiger ist uns, dass du Verantwortung übernimmst, Aufgaben selbstständig nachhältst und Themen zuverlässig zum Abschluss bringst.

Das erwartet dich

* Eine abwechslungsreiche Vollzeitstelle mit einem vielseitigen Aufgabengebiet
* Eigenverantwortliches Arbeiten, kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
* Ein langfristig angelegter Arbeitsplatz mit der Möglichkeit, Abläufe und Strukturen aktiv mitzugestalten

Deine Rolle bei uns

Du übernimmst eine vielseitige Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Geschäftsleitung, Fuhrpark, Versicherungen, Vertragswesen und unseren internen Fachbereichen.
Neben der eigenständigen Bearbeitung administrativer Aufgaben liegt ein wesentlicher Schwerpunkt auf der Koordination, Organisation, Überwachung und Aufbereitung von Informationen und Vorgängen.
Wenn du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst und dafür sorgst, dass Aufgaben, Termine und Projekte zuverlässig vorangebracht werden, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement