Sachbearbeiter (m, w, d) Büroorganisation, Personal (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Weitere Berufsbezeichnung:
Sekretär/in

Stellenbeschreibung:
Sachbearbeiter Verwaltung und Personal (m/w/d)

Standort: Mainz

Anstellungsart: Vollzeit (39 Wochenstunden) oder Teilzeit (20 Wochenstunden vormittags oder nachmittags), Präsenzarbeit MO - FR

Eintrittstermin: ab 15.10.2026

Ihr Aufgabenbereich: Vielseitig und verantwortungsvoll

In dieser Schlüsselposition sind Sie für die reibungslose Organisation unseres Büroalltags zuständig. Ihr Aufgabengebiet umfasst:

- Organisation und Sekretariat: Sie führen das Sekretariat souverän, koordinieren Termine und sind die erste Kontaktperson für interne und externe Anliegen.
- Personalwesen: Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Personalangelegenheiten. Dazu gehören u.a. die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Pflege der Personalstammdaten sowie die zuverlässige Überwachung der Zeiterfassung.
- Beschaffungsmanagement: Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Betriebsmittel stets verfügbar sind, indem Sie den Einkauf und die Materialwirtschaft steuern.
- Rechnungsbearbeitung: Sie übernehmen die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Sie stellen die rechnerische und sachliche Richtigkeit sicher und bereiten die Unterlagen optimal für die Buchhaltung vor (keine Kontierung/Buchung erforderlich).
- Strukturierte Aktenführung: Sie verantworten die lückenlose und rechtssichere Ablage sowie die digitale und physische Dokumentenverwaltung.

Ihr Profil: Strukturiert und zuverlässig

- Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene - möglichst kaufmännische -Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und einen PKW-Führerschein.
- Erfahrung: Idealerweise bringen Sie umfassende Erfahrungen in der Büroorganisation oder der Personalverwaltung mit.
- Arbeitsweise: Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, sorgfältige und diskrete Arbeitsweise aus. Sie behalten auch bei hohem Arbeitsaufkommen stets den Überblick.
- Kommunikation: Sie kommunizieren sicher in Wort und Schrift und schätzen den direkten Austausch mit Kollegen und Partnern.
- IT-Affinität: Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich.

Was wir Ihnen bieten

- Struktur: Eine geregelte 5-Tage-Arbeitswoche mit 39 bzw. 20 Wochenstunden mit klaren Verantwortlichkeiten.
- Teamgeist: Ein Arbeitsplatz im Herzen unseres Teams, an dem Präsenz und persönlicher Austausch geschätzt werden.
- Einarbeitung: Eine umfassende Einführung in Ihre neuen Aufgabenbereiche.
- Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TVL) in de Entgeltgruppe E 6 (https://www.lff.rlp.de/fileadmin/user_upload/LFF/PDF/service/gehaltstabellen/TV-L/2026_04_01_Arbeitnehmer.pdf)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)