Assistenz / Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (Sekretär/in)

Über uns

Die SWI Planung PartG mbB beschäftigt zurzeit ca. 15 Mitarbeitende im Angestelltenverhältnis. Wir bewegen deutschlandweit Planungsprozesse und schaffen dabei die Räume für kreative Architektur und die Freiheit, gestalterische Visionen umzusetzen. Wir reizen die konstruktiven Spielräume aus, für das überzeugendste Tragwerk und den wirtschaftlichsten Ansatz, für das nachhaltigste Energiekonzept und die intelligenteste Brandschutzlösung. Wir schärfen durch interne und externe Fortbildungen unsere Kernkompetenzen wie auch den Blick über den Tellerrand. Denn wir verstehen uns als aktiver Partner des Planungsprozesses in seiner Gesamtheit.

Für unser Büro in Aachen suchen wir ab sofort eine Assistenz / Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit, die unser Team im Büroalltag mit Organisationstalent und guter Laune unterstützt.

Ihre Aufgaben

- Einpflegen der Belege in Datev und Kommunikation mit unserem Steuerbüro
- Unterstützung bei der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsstellung in Project Pro (Kenntnisse in Project Pro sind keine Einstellungsvoraussetzung – wir arbeiten Sie ein)
- Bearbeitung von Krankmeldungen in Project Pro
- Erledigung anfallender Korrespondenz sowie Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten auf Deutsch
- Sichtung und Aufbereitung der E-Mails sowie der Eingangs- und Ausgangspost, Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung

Ihr Profil

Am wichtigsten ist uns der Mensch: Wenn Sie in unser Team passen, können wir Ihnen alles andere beibringen.

- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder Erfahrung im Sekretariats-/Assistenzbereich ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich
- Gute Anwendungskenntnisse in MS Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Organisationsgeschick, auch wenn es einmal turbulent wird
- Zielorientierte und selbständige Arbeitsweise, hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative
- Team- und Kommunikationsfähigkeit – und im Idealfall eine gute Portion Frohnatur, die ansteckt

Wir bieten

- Einen unbefristeten Arbeitsplatz in Teilzeit mit flexibel vereinbarem Stundenumfang
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen von Aachen und eine entspannte Büroatmosphäre
- Eine abwechslungsreiche Position als zentrale Anlaufstelle eines eingespielten Teams von ca. 15 Kolleginnen und Kollegen
- Gründliche Einarbeitung in unsere Programme (Project Pro, Datev) sowie regelmäßige Fortbildungen
- Jobticket und Jobrad
- Zugang zu einem Fitnessstudio (WOF)