Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) - Immobiliengruppe (Geschäftsführer/in - Maschinen- und Betriebshilfering)

Über uns

Die Trigon Unternehmensgruppe ist ein etabliertes Berliner Immobilienunternehmen mit Fokus auf die Entwicklung und Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien. Der Bestand umfasst rund 4.000 Wohn- und 300 Gewerbeeinheiten sowie Stellplätze.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche im Zeitraum von 9:00 bis 18:00 Uhr.

Aufgaben

- Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Eigenverantwortliche Koordination von Terminen, Prioritäten, Wiedervorlagen und internen Abstimmungen
- Selbstständige Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zu Fachbereichen, Eigentümern, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern
- Mitwirkung bei laufenden immobilienwirtschaftlichen Projekten und bereichsübergreifenden Aufgaben
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Reports und Entscheidungsvorlagen
- Koordination und Vorbereitung gesellschaftsrechtlicher Vorgänge, insbesondere Handelsregisterthemen und Unternehmensunterlagen
- Verantwortung für ein strukturiertes Office Management, Dokumentenmanagement sowie effiziente Abläufe im Verwaltungsalltag
- Organisation des Empfangsbereichs einschließlich Einsatzplanung; Übernahme von Empfangsaufgaben in Randzeiten/als Vertretung bei geringem Besucheraufkommen und Sicherstellung eines professionellen Erstkontakts

Qualifikation

- Abgeschlossene kaufmännische, juristische oder verwaltungsnahe Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, z. B. als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau oder im rechts-, wirtschafts- oder immobiliennahen Bereich
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
- Sehr gutes Organisationsvermögen sowie eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
- Professionelles Auftreten, Kommunikationsstärke und sehr sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft Office 365
- Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Benefits

- Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungspotenzial
- Anspruchsvolle Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung im Immobilienbereich
- Ein professionelles und kollegiales Team, das Sie herzlich aufnimmt
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) zusätzlich frei an Weihnachten und Silvester
- Deutschlandticket nach Vereinbarung
- Kostenlose Getränke und frisches Obst am Arbeitsplatz

Klingt das spannend? Dann lassen Sie uns gemeinsam starten. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Kandidaten (m/w/d) mit Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Geschäftsführungsassistenz, Executive Assistant, Managementassistenz, Teamassistenz, Projektassistenz, ReNo, ReFa, Legal Assistant oder juristische Assistenz.