Mitarbeiter*in Verwaltung und Ombudschaft in Teilzeit • ab sofort • unbefristet (Vereins-/Verbandsmitarbeiter/in)

Weitere Berufsbezeichnung:
Verwaltungsmitarbeiter*in

Stellenbeschreibung:
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in (unbefristet) für die Verwaltung sowie für Mitwirkung in der ombudschaftlichen Arbeit in der landesgeförderten Ombudsstelle NOVA Regional.

Die unabhängigen Ombudsstellen NOVA Regional und NOVA Kommunal setzen sich aktiv für die Umsetzung von Kinder- und Jugendrechten ein. Wenn der Anspruch auf Leistungen nach dem SGB VIII nicht gewährt wird oder bei der Erbringung von Leistungen durch die öffentlichen oder freien Träger der Kinder- und Jugendhilfe Adressat*innen der Angebote nicht ausreichend beteiligt, beraten oder betreut werden, können sie ombudschaftliche Beratung und Begleitung im Sinne des § 9a SGB VIII in Anspruch nehmen. Mit den regionalen ombudschaftlichen Beschwerdemöglichkeiten sollen niedrigschwellige Zugänge, insbesondere auch von jungen Menschen, gewährleistet werden.

Träger der regionalen Ombudsstelle NOVA ist der gemeinnützige Verein „Ombudsstelle NOVA e.V.“, der sich 2021 gegründet hat.

Ihre Aufgaben:

Verwaltungsbereich

• Bearbeitung von Aufträgen sowie Kontierung von Rechnungen und Belegen

• Aufbereitung der Unterlagen zur Weiterleitung an das externe Buchhaltungsbüro

• Erfassung und Aufbereitung von Urlaubs- und Krankheitstagen zur weiteren Verarbeitung durch das Lohnbüro

• Versendung von Informationsmaterialien an Interessierte

• Unterstützung der Vereinsarbeit

• Anpassung Website und Erstellung von Content für Social Media

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten

Mitwirkung in der ombudschaftlichen Arbeit

• Eingangsmanagement: Annahme, Erfassung und Koordination von Beratungsanfragen

• Unterstützung bei der Organisation und Weiterleitung von Anliegen

• Durchführung von Erstkontakten nach entsprechender Einarbeitung und Fortbildung

Das bringen Sie mit:

• Grundkenntnisse im Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung

• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

• Gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürosoftware (z. B. Microsoft 365 oder vergleichbare Anwendungen)

• Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit

• Freundliches und serviceorientiertes Auftreten

• Empathie, Kommunikationsfähigkeit und Interesse an beratenden Tätigkeiten

• Bereitschaft mit Menschen in herausfordernden Lebensumständen zusammenzuarbeiten

• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

• Einarbeitung in den Bereich Ombudschaft und Beratung

Wir bieten Ihnen:

• eine tarifgerechte Stellenvergütung je nach Qualifikation, angelehnt an TV-L

• mindestens 19,5 Stunden, je nach Qualifikation

• einen unbefristeten Arbeitsvertag, entsprechend der Landesförderung

• eine anspruchsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem kleinen Team

• Supervision und entsprechende Fortbildungsmöglichkeiten

• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen

• flexible Arbeitszeitgestaltung nach Absprache (Dienstort ist Hildesheim, Homeoffice möglich) und kollegiale Zusammenarbeit

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung per E-Mail an Tanja Rusack und Ulrike Dammann: [email protected]

Rückfragen beantwortet Ihnen der Vorstand des Vereins ebenfalls gerne unter dieser Mailadresse.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Besprechungsvorbereitung, -organisation, Buchführung, Buchhaltung, Vereins/-Verbandsorganisation, Social-Media-Kommunikation, Kundenberatung, -betreuung
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement