Verwaltungsmitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d) für unsere ambulanten Hilfen – unbefristet, Voll- ode (Büroassistent/in)

Verwaltungsmitarbeiter / Teamassistenz (m/w/d) für unsere ambulanten Hilfen – unbefristet, Voll- oder Teilzeit

Wer wir sind

Wir sind ein freier Träger der Jugendhilfe in Frankfurt und arbeiten mit aktuell über 100 Familien in der Sozialpädagogischen Familienhilfe und bei begleiteten Umgängen. Die eigentliche Arbeit passiert draußen, in den Familien. Damit sie dort gelingen kann, braucht es drinnen jemanden, der den Überblick behält. Diese Person suchen wir.

Worum es geht

Sie sind im Büro am Rande des Frankfurter Bahnhofsviertel die Stelle, an der die Fäden zusammenlaufen. Sie übernehmen die tägliche Verwaltung und Steuerung der Einsätze unserer Fachkräfte in den Hilfen: Wer ist in welcher Familie unterwegs, welche Stunden sind bewilligt, wann steht das nächste Hilfeplangespräch an, wo braucht es kurzfristig eine Vertretung? Sie sorgen dafür, dass Termine, Berichte und Dokumentation dort ankommen, wo sie hingehören, und sind für unsere Fachkräfte die erste Anlaufstelle bei allen organisatorischen Fragen.

Der zweite Teil Ihrer Arbeit sind Behörden. Viele unserer Familien kämpfen mit Anträgen, Bescheiden und Fristen – Jobcenter, Wohngeldstelle, Familienkasse und andere Ämter. Unsere Fachkräfte unterstützen die Familien dabei, und Sie unterstützen unsere Fachkräfte: Sie wissen – oder finden heraus –, welches Formular es braucht, wer zuständig ist und wen man anrufen kann, wenn ein Antrag wieder einmal verschwunden ist. Wenn eine Familienhelferin nachmittags anruft, weil eine Frist drängt, sind Sie die Person, die ruhig bleibt, das richtige Schreiben aufsetzt und den Weg durchs Amt kennt.

Erfolge sind auch hier selten spektakulär. Ein bewilligter Antrag, ein Plan, der aufgeht, eine Fachkraft, die sich ganz auf ihre Familie konzentrieren kann, weil der Papierkram erledigt ist – das sind die Momente, für die es diese Stelle gibt. Ohne diese Arbeit funktioniert nichts von dem, was wir draußen tun.

Wen wir suchen

Eine Ausbildung oder Erfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich ist eine gute Grundlage. Genauso willkommen sind Sie uns aber als Quereinsteigerin oder Quereinsteiger, wenn Sie uns zeigen können, dass Sie Abläufe ordnen und Dinge zuverlässig zu Ende bringen. Erfahrung in der Jugendhilfe oder im Sozialwesen freut uns, ist aber keine Bedingung – das Fachliche liegt bei unseren Fachkräften, das Organisatorische bei Ihnen.

Wichtiger als jedes Zeugnis ist uns Ihre Art zu arbeiten: Sie sind verlässlich und sorgfältig, Sie bleiben freundlich, auch wenn Sie zum dritten Mal bei derselben Behörde anrufen, und Sie verlieren nie den Blick dafür, dass hinter jedem Vorgang eine Familie steht. Behördendeutsch können Sie lesen, verstehen und beantworten, mit den üblichen Office-Programmen gehen Sie sicher um, und Diskretion ist für Sie selbstverständlich – Sie arbeiten täglich mit sensiblen Daten.

Ehrlich gesagt werden muss auch: Es gibt Tage, an denen alles gleichzeitig kommt – das Telefon, eine kurzfristige Vertretung und eine Frist, die heute endet. Wer dann Ruhe bewahrt und gern Ordnung ins Durcheinander bringt, wird diese Stelle mögen. Ein erweitertes Führungszeugnis brauchen wir bei Einstellung.

Was Sie von uns erwarten können

Ein Team, das weiß, was es an einer guten Verwaltung hat: Unsere Fachkräfte können ihre Arbeit draußen nur machen, weil ihnen jemand den Rücken freihält – und das wird bei uns auch so gesehen und gesagt. Erwarten Sie keine sorgfältige Einarbeitung - dafür aber ein Miteinander mit einem erfahrenen und liebevolles Team aus Sozialpädagogen und Psychologen welches ihre Hilfe ehrlich zu schätzen weiß. Erwarten sie aber kurze Wege und Kolleginnen und Kollegen, die ansprechbar sind, wenn Sie eine Frage haben. Ihre Arbeitszeiten liegen – anders als bei unseren Fachkräften – dann, wenn auch die Ämter erreichbar sind: tagsüber und gut planbar. Die Stelle ist unbefristet, in Voll- oder Teilzeit, vergütet in Anlehnung an den TVöD. Fortbildungen, die zu Ihrer Arbeit passen, bezahlen wir.

Bewerbung

Uns reichen ein Lebenslauf und ein paar ehrliche Zeilen dazu, warum diese Arbeit zu Ihnen passt – eine perfekte Mappe brauchen wir nicht. Wir freuen uns über Ihren Kontakt, insbesondere auch, wenn Sie mehrere Sprachen sprechen – in unserer Arbeit ist das ein Geschenk.