Assistenz der Geschäftsführung (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche

- Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Nachverfolgung von To‑dos, Recherche zu gesetzlichen Grundlagen, Mengenmeldungen Entsorgung
- Unterstützung des Vertriebs (intern): Annahme von Telefonaten, Übernahme administrativer Aufgaben wie Auftrags- und Bestellabwicklung, Pflege von Kundendaten und Unterstützung bei der Erstellung von Reportings.
- Rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Ämtern: Erstellung und Versand von Schriftverkehr, Fristenüberwachung, Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Koordination mit internen Fachbereichen.
- Allgemeine Assistenzaufgaben: Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Büroorganisation, Planung von Mitarbeiterevents, Postbearbeitung und Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen.

Ihr Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zu Vertrieb, Logistik oder Ersatzteilwesen.
- Sicherer Umgang mit Behördenkommunikation und Erfahrung in der Erstellung formeller Schreiben.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Ausdrucksweise und Rechtschreibkompetenz.
- Gute Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit ERP/CRM‑Systemen von Vorteil.
- Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise; hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
- Selbstständigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit; ausgeprägte Kommunikationsstärke.

Leistungen:

- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenevents
- Flexible Arbeitszeiten
- Kostenlose Getränke
- Kostenloser Parkplatz
- Mitarbeiter-Rabatt
- Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens
- Weiterbildungsprogramme
- Zusätzliche Urlaubstage
- Unterstützung der Buchhaltung: Mahnwesen, vorbereitender Zahlungsverkehr und Überwachung der Bargeldkassen
- Prozessoptimierung und Dokumentation: Mitwirken bei der Verbesserung administrativer Abläufe und Pflege relevanter Dokumentationen.

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Erweiterte Kenntnisse: Versandpapiere erstellen, Zahlungsverkehr
Expertenkenntnisse: Zollvorschriften, Zollabwicklung