188/2026 Sekretär*in (m/w/d) (Sekretär/in)

188/2026 Sekretär*in (m/w/d)
Die Otto-von-Guericke- Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität.
An der Fakultät für Informatik ist am Institut für Simulation und Graphik eine Stelle als

Sekretär*in (m/w/d)
zu besetzen.
Entgelt­gruppe:
6 TV-L
Ein­stellungs­datum:
01.11.2026
Befristung:
unbefristet
Arbeitszeit:
100 %

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.
Das Institut für Simulation und Graphik besteht aus 7 Arbeitsgruppen/Lehrstühlen und insgesamt ca. 50 Mitarbeiter*innen, die von einem gemeinsamen Organisationsteam in ihrer Arbeit unterstützt werden (3 Techniker, Institutskoordinatorin, Fremdsprachensekretärin).

Ihre Aufgaben:
• Verwaltungsarbeiten und Büroorganisation am Institut (Terminmanagement, Bearbeitung von Schriftverkehr, Sichtung und Verteilung des Schriftverkehrs, Bestellung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Geräten und Inventar, Beschaffungsvorgänge)
• Administrative Unterstützung der Lehre, insbesondere Kommunikation mit Studierenden und Bearbeitung von Anmeldungen
• Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Bestell- und Rechnungswesen
• Administrative Betreuung von Drittmittelprojekten, einschließlich Prüfung und Bearbeitung von Buchungen sowie Erstellung von Finanzübersichten
• Vertragsbearbeitung für wissenschaftliches und studentisches Personal
• Unterstützung im Einkauf und Beschaffungswesen, insbesondere Einholen von Angeboten, Erstellung von Bestellanforderungen und Bearbeitung von Rechnungen
• Organisation und Vorbereitung/Nachbereitung von Dienstreisen, Gastvorträgen und Exkursionen, Reisekostenabrechnungen
• Koordination und Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Aktive Mithilfe bei der Organisation von Tagungen
• Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung neuer Mitarbeiter/innen bei administrativen Angelegenheiten
• Pflege und Aktualisierung von Webseiten
• Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post, E-Mails und telefonischen Anfragen
• Übernahme weiterer typischer Aufgaben im Bereich

Ihr Profil:
• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, z. B. im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrungen im Bereich allgemeine Sekretariatsaufgaben im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld sind von Vorteil
• Hohe Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorgfältig
• Sie bringen Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeiten mit
• Sie sind kontaktfreudig und überzeugen durch sicheres und freundliches Auftreten
• Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr
• Grundlegende und anwendungsbereite Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben
• Kenntnisse in der administrativen Bearbeitung von Drittmittelprojekten (DFG, IB etc.) sowie in der Bewirtung von Haushaltsmitteln sehr wünschenswert
• Sie haben sichere und fundierte PC- und MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel und PowerPoint, Outlook)

Unser Angebot:
• Es erwartet Sie eine gezielte Einarbeitung und eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit vielfältigen Kontakten
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit
Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Herrn Prof. Schirra unter Tel. 0391/67-58557 bzw. per E-Mail: stefan.schirra(at)ovgu.de.

Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis in die Entgeltgruppe 6 TV-L.
Gute Weiterbildungsmöglichkeiten und viele eigene Sport- und Freizeitangebote sowie eine umfangreiche Verpflegung in unseren Mensen und Cafeterien zeichnen uns aus. Diversität und Nachhaltigkeit sind uns ebenso wichtig wie eine wertschätzende Führungskultur. Alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsplätze sind selbstverständlich. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.ovgu.de/karriere.
https://www.ovgu.de/karriere.html

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.
Bitte beachten Sie die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: https://www.uni-magdeburg.de/Datenschutz_Bewerber.html

Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 18. September 2026 über das Online-Bewerbungsportal.
Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Dezernat Personalwesen
https://ovgu.b-ite.careers/de/jobposting/4b59ae4868a8e0f0144e839b57f081ea4f32d5150/apply

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Drittmittelmanagement
Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büroorganisation, Büromanagement, Korrespondenz, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sekretariat