Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Sekretariat für den Sonderforschungsbereich 1491 (Verwaltungsfachangestellte/r - Bundesverwaltung)

Wir suchen ab 01.01.2027 befristet in Teilzeit (bis zu 26 Std./Woche = 65,2774 %) eine*n

Verwaltungsangestellte*n (m/w/d) im Sekretariat für den Sonderforschungsbereich 1491

Der Sonderforschungsbereich 1491 deckt ein breites Spektrum an Themen ab, das von astrophysikalischen Beobachtungen aktiver Galaxien bis hin zu der Suche nach dunkler Materie reicht. Der SFB 1491 ist eine Kollaboration zwischen der Ruhr-Universität Bochum, der Technischen Universität Dortmund, der Bergischen Universität Wuppertal und der Universität Duisburg-Essen und befindet sich zur Zeit in der zweiten von 3 möglichen Phasen. Am Standort Bochum wird ein*e Verwaltungsangestellte*r für den SFB 1491 in Teilzeit, zunächst auf 3 Jahre befristet, gesucht. Bei positiver Begutachtung des SFB 1491 ist eine weitere Verlängerung von 4 Jahren im Rahmen der dritten Phase möglich.

Umfang: Teilzeit
Dauer: befristet, 31.12.2029
Beginn: ab 01.01.2027
Bewerben bis: 13.09.2026

Ihre Aufgaben:

- Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatstätigkeiten: Terminplanung, Büroorganisation, Reiseorganisation, Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partner*innen (auch in englischer Sprache)
- Überwachung der Finanzen des SFB 1491 (Kontoführung, Buchungsüberwachung)
- Selbstständige Verwaltung der Drittmittel (Mittelabrufe, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen, Mittelweiterleitungen)
- Kommunikation mit Drittmittelgeber*innen und Projektpartner*innen
- Bestellwesen, Rechnungsabwicklung und Reisekostenabrechnungen
- Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen
- Personalangelegenheiten
- Organisation von Veranstaltung wie der jährlichen General Assembly, Workshops, Meetings, Tagungen
- Vorbereitung und Organisation der SFB-Begehung für Phase 3

Ihr Profil:

- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder einschlägige Berufserfahrung in den o.g. Aufgabenbereichen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Standardprogrammen, insbesondere Excel, Word und PowerPoint
- Selbstständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und Serviceorientierung
- Gutes Zeitmanagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität
- Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
- Kenntnisse in der Drittmittelverwaltung sind wünschenswert
- Kenntnisse im Finanz- und Haushaltswesen von Vorteil
- Kenntnisse in der Organisation von Veranstaltungen von Vorteil

https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/200e0572c3402f367c36893a964cb85f93feceb70?ref=AfA (https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/200e0572c3402f367c36893a964cb85f93feceb70?ref=AfA)

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Drittmittelmanagement, Haushaltswesen (öffentliche Verwaltung)
Erweiterte Kenntnisse: Microsoft Office