Office Mitarbeiter und persönliche Assistenz (m/w/d) – in Teilzeit (Kaufmännische Fachkraft)

Weitere Berufsbezeichnung:
Assistenz der Geschäftsführung; Büro-Fachkraft

Stellenbeschreibung:
Office Mitarbeiter und persönliche Assistenz (m/w/d) – in Teilzeit

Die Köhninger GmbH i. L., eine systemische Unternehmensberatung, befindet sich aktuell in der Auflösung. Die bisherige Tätigkeit des Geschäftsführers als systemischer Berater/Executive Coach wird jedoch unabhängig von der Gesellschaft fortgeführt.

Für die Begleitung dieser weiteren beruflichen Tätigkeit suchen wir ab Oktober 2026 daher eine Assistenz (m/w/d), die sowohl bei der organisatorischen Abwicklung und bei laufenden Aufgaben unterstützt als auch darüber hinaus als verlässliche administrative Unterstützung tätig bleibt.

Die Position ist zunächst mit einem Umfang von 20 – 25 Wochenstunden vorgesehen. Im Zuge der Auflösung der GmbH wird sich der Aufgabenumfang voraussichtlich reduzieren; die Zusammenarbeit soll anschließend in geringerem Stundenumfang (ca. 15 – 20 Std.) fortgeführt werden.

Gesucht wird daher eine Person, die Freude daran hat, eigenständig und vertrauensvoll die organisatorischen, kaufmännischen und administrativen Aufgaben zu übernehmen.

Was erwartet dich?

- Projektorganisation/-koordination von A bis Z - du bist verantwortlich für die Terminplanung, Datenpflege, Reisemanagement, Angebotserstellung, Budgetierung, Rechnungserstellung und unterstützt im Tagesgeschäft
- Alles rund um die Zahlen – du hast den Überblick über die Finanzen und erledigst die vorbereitende Buchhaltung sowie den Zahlungsverkehr
- Arbeitsort und Arbeitsmodell – Die Tätigkeit findet zunächst in einem hybriden Arbeitsmodell aus Büro und Homeoffice statt. Im Zuge der Auflösung der Köhninger GmbH werden die bisherigen Büroräumlichkeiten voraussichtlich perspektivisch aufgegeben. Nach Abschluss dieser Übergangsphase wird die Tätigkeit vollständig im Homeoffice fortgeführt.

Die Zusammenarbeit ist daher von Beginn an auf ein flexibles Arbeitsmodell ausgerichtet

Worauf du dich freuen kannst!

- Zusammenarbeit auf Augenhöhe
- Kundenkontakt
- Work-Life-Balance – flexible Arbeitszeiten, und 30 Tage Urlaub

Was solltest du mitbringen?

- eine kaufmännische Berufsausbildung oder zumindest Kenntnisse/Erfahrungen im kaufmännischen Bereich
- möglichst Erfahrungen im Unternehmens-/ Beratungskontext
- eine hohe Zahlenaffinität und einen Sinn für Genauigkeit, Detailorientierung und Sorgfalt, idealerweise Erfahrung im Bereich Abrechnung und vorbereitende Buchhaltung (DATEV)
- versierter Umgang mit MS-Office (insbesondere Excel und Powerpoint)
- sehr gute Deutsch-/Rechtschreibkenntnisse
- eine hohe Serviceorientierung sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Flexibilität, Empathie und Loyalität

Konnten wir dich neugierig machen? Wir freuen uns auf deine Bewerbung, einschließlich Lebenslauf und Motivationsschreiben an: [email protected] (https://mailto:[email protected])

Ergänzende Informationen:
Homeoffice:
Umfang: Nach Vereinbarung
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Einkauf, Beschaffung, Postbearbeitung, Büromaterialverwaltung
Erweiterte Kenntnisse: Ablage, Registratur, Akten, Schriftgut verwalten, Telefondienst, Terminplanung, -überwachung, Kalkulation, Kundenberatung, -betreuung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Buchführung, Buchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Maschinenschreiben bis 240 Anschläge, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Stammdatenpflege, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Abrechnung, Korrespondenz