Assistent(in) Bau Voll- oder Teilzeit (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Die Seven-GruppeDie 2010 von Francis ROUX gegründete Seven Group (https://www.group-seven.eu/) ist eine Holdinggesellschaft, die neun in Frankreich und Europa ansässige Unternehmen vereint, die Lösungen für „ schlüsselfertig » entlang Ihrer gesamten Wertschöpfungskette: Planung, Bau, Generalunternehmer, Innenausbau, Facility Management…Für den Kölner Standort ist folgende Position zu vergeben:Assistent(in) Bau Voll- oder TeilzeitDEFINITION DER AUFGABE:- Ist die Schnittstelle zwischen den Abteilungen Projekte und Baustelle.- Verwaltet die administrative Betreuung der technischen Unterlagen (Projekt, Einhaltung der Vorschriften...).sowie die interne Datenpflege und Eingabe der vorhandenen SystemeHaupsächliche Aufgaben der Funktion :- Organisiert die Sitzungen zum Start von Projekten und schreibt die Protokolle.- Überwacht die Unterlagen der Baustellen und die dazugehörigen Akten- Unterstützt den Bauleiter bei der Vorbereitung der Baustelle.- Erstellt und erarbeitet Ausschreibungen- Überwacht die Bestellungen und die Belieferung der Baustellen.- Überprüft den ordnungsgemäßen Wareneingang der Aufträge- Berichtet der Direktion über den Fortschritt der Akten, übermittelt Protokolle und Terminpläne.Kaufmännische Leitung- Organisiert Termine und Verträge mit den verschiedenen Händlern- Verwaltet die Termine und Verträge mit den Kontrollbüros- Kontrolliert den Eingang der technischen Datenblätter der Kontrollbüros und übergibt dem Kunden die alle Notwendigen Dokumente zum Betrieb (Bauwerksakte).Verwaltung und Buchhaltung- Erfasst und formatiert Dokumente, leitet sie weiter und ordnet sie ein.- Erfasst in SQUALP Kaufaufträge, Abnahmen und die Aufhebung von Mängeln.- Validiert Zahlungen in Absprache mit den Projektmanagern und der GeschäftsführungERFOLGSINDIKATOREN:Quantitativ- Beenden der administrativen Aufgaben- Fristen einhalten- Vollständigkeit der DokumenteQualitativ- Niveau Kommunikation unter den Abteilungen- Respektieren und umsetzten der Prozesse- EinsatzbereitschaftErgänzende Informationen:Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Buchführung, Buchhaltung, KalkulationErweiterte Kenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Kosten- und Leistungsrechnung, Projektmanagement