Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Zur Unterstützung unseres Teams in Charlottenburg-Wilmersdorf suchen wir zum 04.05.2026 eine

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Dein Profil:

- Du bist das Aushängeschild für unserer Firma nach Innen und Außen
- Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei komplexen Abläufen den Überblick.
- Als Projekt- und Office-Assistenz arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und hältst im Hintergrund die Fäden in der Hand. Du koordinierst Termine, unterstützt bei Projekten, bereitest Unterlagen vor und sorgst dafür, dass im Büro alles rundläuft.
- Du arbeitest strukturiert, vorausschauend, findest Lösungen bevor die Probleme überhaupt entstehen.
- Du weißt, wie wichtig ein freundlicher Ton im Büro ist und kommunizierst verbindlich und sicher – egal ob per E-Mail, am Telefon oder im persönlichen Austausch.
- Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, Lust hast dich aktiv einzubringen und in einem kleinen Team ein*e wichtige*r Partner*in zu sein, freuen wir uns darauf dich kennenzulernen

Deine Aufgaben:

- Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams im operativen Tages-geschäft
- Du kommunizierst mit Kund*innen, Planer*innen, Partner*innen und Dienstleistungs- unternehmen, bist Ansprechpartner*in für unser Team
- Du organisierst das Backoffice in unserem Büro und unterstützt unsere internen Abläufe
- Du pflegst und verwaltest Projektunterlagen und Dokumentationen
- Du erstellst Schriftverkehr, Protokolle, Präsentationen und Auswertungen

Das bringst du mit:

- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Wenn du erste Erfahrungen als Sekretärin, Assistenz oder Projektassistenz hast, ist das von Vorteil
- Du gehst sicher mit der Standardsoftware MS Office um
- Du arbeitest strukturiert, eigenständig und zuverlässig
- Du bist kommunikationsstark, teamfähig und packst gerne mit an

On Top:

- Du hast den Durchblick und kennst dich in relevanten gesetzlichen Grundlagen, dem Arbeitsrecht, HVO, und den Strukturen im Bauwesen aus
- Du hast bereits mit weiteren branchenüblichen Softwarelösungen gearbeitet
- Wenn du Grundkenntnisse in der Finanzbuchhaltung hast, wäre das hilfreich

Du erfüllst noch nicht alle Anforderungen?

Kein Problem! Wichtig sind Motivation, Lernbereitschaft und die Lust, sich aktiv einzubringen – den Rest entwickeln wir gemeinsam im Team

Das bekommst du von uns:

- Wir achten dich und deine Persönlichkeit und unterstützen uns gegenseitig, wo immer möglich
- Wir bieten eine faire und leistungsgerechte Vergütung
- Wir arbeiten in flachen Hierarchien, mit kurzen Entscheidungswegen und mit viel Gestaltungsspielraum
- Wir bieten flexible, auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitszeitmodelle, damit alles unter einen Hut passt
- Du hast bei uns 24 Tage Urlaub

Vielfalt ist uns wichtig.

Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, unabhängig von Alter, Beeinträchtigung, Herkunft oder Religion, Weltanschauung oder sexueller Identität. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht.
Entscheidend für unsere Auswahl sind Qualifikation und persönliche Eignung

Für Rückfragen steht Dir Steffen Senger unter 030/41476753/54 zur Verfügung.
Deine aussagekräftigen Unterlagen, gerne unter Nennung deiner Gehaltsvorstellung, sende bitte bis zum 20.04.2026 an:
[email protected]

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Kundenbindungssysteme, Reklamationsbearbeitung, Customer-Relationship-Management (CRM), Buchführung, Buchhaltung
Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Terminplanung, -überwachung
Expertenkenntnisse: Büroorganisation, Büromanagement, Microsoft Office, Kundenberatung, -betreuung