Verwaltungsangestellte/-r Projekt- und Drittmittelmanagement (w/m/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Institut für Allgemeinmedizin und Interprofessionelle Versorgung, Bosch Health Campus Stuttgart

Für das Team der Universitätsprofessur für die Erforschung komplementärmedizinischer Verfahren suchen wir eine/-n engagierte und strukturierte Mitarbeiterin / Mitarbeiter zur Unterstützung in den Bereichen Projekt-, Drittmittel- und Personalverwaltung sowie Management wissenschaftlicher Fachgesellschaften.

Der überwiegende Einsatzort ist der Bosch Health Campus in Stuttgart (Auerbachstr. 112, 70376 Stuttgart)

Aufgaben

- Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Korrespondenz, Terminplanung, Ablage und Dokumentenmanagement
- Kommunikation und Schnittstellenarbeit mit zentralen Bereichen des Universitätsklinikums und der Medizinischen Fakultät sowie des Bosch Health Campus
- Administrative Unterstützung bei Personalvorgängen, z. B. Einstellungen, Vertragsverlängerungen, Änderungsanzeigen und Onboarding-Prozessen
- Unterstützung in der Drittmittelverwaltung, bei Mittelübersichten, Fristen, Nachweisen, Projektunterlagen und Kommunikation mit internen und externen Stellen
- Administrative Unterstützung bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften, Netzwerken und Gremien, insbesondere Mitgliederkommunikation, Kontoführung, Sitzungsorganisation, Fristenmanagement und Veranstaltungskoordination
- Unterstützung bei Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen, Bestellungen, Rechnungsbearbeitung und internen Verwaltungsprozessen
- Pflege und Aufbereitung administrativer Übersichten, z. B. zu Projekten, Publikationen, Drittmitteln, Veranstaltungen, Kooperationen und Gremien
- Mitgestalten von Prozessen rund um die vielfältigen Aufgaben des Instituts

Profil

- Abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder B.Sc. / B.A. in einem relevanten Fachgebiet
- Berufserfahrung in Administration, Assistenz, Office Management, Verwaltung oder Projektkoordination, idealerweise im Hochschul-, Klinikums-, Forschungs- oder Wissenschaftsumfeld
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude an Schnittstellenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpersonen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

Ergänzende Informationen:
Anforderungen an den Bewerber:
Grundkenntnisse: Terminierung
Erweiterte Kenntnisse: Ablage, Registratur, Terminplanung, -überwachung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz