Kaufmännische Sachbearbeitung (Sekretär/in)

Stellenbeschreibung

Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d)

Position: Kaufmännische Sachbearbeitung / Buchhaltungs-, Vertrags- und Projektmanagement (m/w/d)
Beschäftigungsumfang: 0,70 bis 1 Vollzeitstellen
Führungsverantwortung: Keine Führungsposition
Abteilung: Verwaltung / Finanz-, Vertrags- und Projektmanagement

Ziel der Stelle

Die Position unterstützt die kaufmännischen, administrativen und projektbezogenen Prozesse des Unternehmens. Ziel ist die zuverlässige Abwicklung des Rechnungs- und Vertragswesens sowie die eigenständige Organisation und Koordination projektbezogener Abläufe, insbesondere im Rahmen von Konformitätserklärungen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Telefonzentrale & Kommunikation

- Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
- Koordination von Terminen und Besprechungen
- Ansprechpartner/in für interne Abteilungen (z. B. Sachbearbeiter, Projektkoordination)
- Informationsweitergabe und Abstimmung zum Sachstand von Konzepten oder Projekten

Vertrags- und Angebotswesen

- Erstellung, Betreuung und Verwaltung von Werkverträgen
- Anlage und Pflege von Stammdaten im Verwaltungssystem

Projektkoordination

- Eigenständige Koordination der Baustellenbegehungen im Zuge der Erstellung von Konformitätserklärungen
- Terminabstimmung mit Kunden, Projektbeteiligten und internen Fachbereichen
- Nachverfolgung und Dokumentation der erforderlichen Unterlagen und Abläufe
- Organisation und Unterstützung administrativer Projektprozesse

Verwaltung & Organisation[KM1] (https:#_msocom_1)

- Anlegen von Aufträgen und Projekten im System
- Pflege von Listen und Datenbanken
- Bestellung von Büromaterial
- Verpackung und Versand von Waren (z. B. Planträger für Flucht- und Rettungspläne oder Ordner für Feuerwehrpläne)
- Dokumentation des Versands
- Verwaltung des Druckers (Toner, Papier)
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung Bereich Lohn und Gehalt (Eintragung von Monatsdaten ins System)
- Allgemeine kaufmännische und administrative Tätigkeiten
- Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Anforderungsprofil

Persönliche Voraussetzungen

- Selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten ist eine zwingende Voraussetzung für die Ausübung der Tätigkeit.
- Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit
- Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Kommunikations- und Teamfähigkeit

Fachliche Qualifikationen

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Rechnungswesen und/oder Vertragsmanagement von Vorteil
- Kenntnisse in DATEV wünschenswert
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Erfahrung in der Koordination administrativer Prozesse oder Projektabläufe ist von Vorteil